Como implantar um software de gestão financeira em sua empresa

O ano de 2022 chegou, e com ele, novos projetos começam a sair das gavetas. E, se um dos seus desafios é descobrir como implantar um software de gestão financeira em uma empresa, você chegou ao texto certo. Aqui, vamos oferecer dicas práticas para tornar esse processo mais fácil para sua equipe.

Em primeiro lugar, você precisa:

1. Identificar qual é o software de gestão financeira que melhor atende a sua realidade

Uma busca simples, no entanto, não será suficiente para garantir a melhor escolha. Assim, quando trata-se desta identificação, é preciso que antes você reúna os seus gestores, ou líderes de equipe para identificar as principais dificuldades e demandas de cada área da sua empresa.

Por exemplo, se sua empresa trabalha com a venda de peças para carros e automóveis, é preciso que você leve em consideração tanto as necessidades dos funcionários que atendem e fazem a venda do pedido, quanto aqueles que trabalham na administração e organização dos processos para que o serviço possa ser devidamente realizado.

Por último, mas não menos importante, é preciso considerar ainda as necessidades da equipe que efetivamente realiza a venda ou os atendimentos. A partir daí, você terá a condição de compreender de forma mais clara se precisa de um software mais robusto, capaz de oferecer maior segurança e funcionalidade. Ou, pelo contrário, se as suas necessidades podem facilmente serem atendidas por um tipo mais simples dessa solução. 

2. Verificar uma média das suas possibilidades de investimento

Depois de identificar a sua demanda por um software de gestão financeira, é hora de olhar para a realidade da sua empresa e identificar: quais são os recursos disponíveis para fazer esse investimento? E ainda, considerando que esse sistema irá gerar frutos de maior produtividade para a empresa, é preciso olhar de forma realista e identificar que além do investimento, novos benefícios estarão por vir com essa solução.

Uma boa forma de chegar a esses recursos disponíveis é identificar uma média de orçamento que você pode gastar. Assim, se identificou que existe um software de marketing, por exemplo, que sua empresa já paga mais não é utilizado, talvez uma boa forma seja trocar esse investimento, ou suspender um tempo para equilibrar os gastos extras.

Por outro lado, também é possível chegar em um valor razoável que pode se adequar à realidade da empresa. Assim, você pode estabelecer esse investimento em uma régua, como:

Depois de identificar a régua de investimento possível para sua empresa, é hora de começar a mapear as soluções disponíveis no mercado.

3. Mapeamento de soluções do mercado

Agora sim, chegou a hora de você buscar empresas que oferecem softwares de gestão financeira e sob quais condições eles estão disponíveis.

E se você está pensando: é possível ter essa solução gratuitamente? A resposta é que sim, mas as dificuldades enfrentadas para ter um resultado satisfatório serão bem maiores.

Aqui na Sfhera, produzimos um conteúdo sobre as vantagens e desvantagens de utilizar um software de gestão financeira gratuito, e dentre elas, podemos citar o principal problema como sendo a segurança. Afinal, o quesito segurança é talvez um dos mais importantes quando o assunto é software financeiro. Isso porque esse tipo de tecnologia precisa ser segura ao ponto de armazenar uma quantidade grande de dados tanto da sua empresa quanto dos seus clientes. 

“Para utilizar um software financeiro gratuito é preciso que você esteja atento aos termos e condições daquele fornecedor e, ainda, da política de privacidade trabalhada. Além disso, esses tipos de soluções não costumam contar com uma equipe de atendimento para tirar suas dúvidas ou prestar um tipo de acompanhamento para processos e procedimentos que geram dificuldades. Por isso, se você preza pela segurança, talvez o software gratuito não seja o ideal para você.”

Quer conhecer outros motivos para deixar de lado esse tipo de solução? Leia aqui o texto na íntegra. 

Por isso, nossa sugestão é que você comece a criar uma lista de soluções e empresas que já pesquisou. Neste momento, não se preocupe ainda em iniciar o atendimento, e sim em conhecer um pouco mais daquela empresa, quais clientes ela já atendeu, como é avaliada por eles.

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E se o que você busca é uma solução já aprovada pelos clientes que de fato precisam dela no dia a dia, está na hora de conhecer a solução SfheraERP, que, com mais de 5.000 usuários ativos e aprovação de mais de 95% de todos eles! ⭐

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4. Cruzamento de funcionalidades com as suas necessidades

Depois de conhecer as empresas disponíveis no mercado que oferecem esse tipo de serviço, é hora de realizar uma espécie de cruzamento das funcionalidades oferecidas com as necessiddes da sua empresa.

Uma forma prática de fazer isso, é montando um quadro com suas necessidades e com os nomes das empresas. Assim, quando determinada empresa preencher um requisito, você pode acrescentar um “X” e, ao final, contar qual empresa preencheu mais funcionalidades que são importantes para você.

5. Criar processos de implementação do software

Por fim, quando encontrar a empresa que atende às suas necessidades, é importante cuidar do processo de implementação, para que os colaboradores não sintam dificuldades para a utilização. Dessa forma, é possível que você proponha um dia de imersão na ferramenta, ou ainda, que produza documentos ou espécies de tutoriais para deixar sempre disponível para consulta.