É fato incontestável que a adoção de um software de gestão é indispensável para que as empresas alcancem o nível de efetividade em seus processos operacionais, financeiros e de controle. No entanto, não basta apenas escolher um software de maneira aleatória ou dedicar atenção a apenas alguns pontos, afinal, essa ferramenta vai incorporar o seu negócio por muitos anos e fará parte do seu dia a dia no suporte das atividades empresariais.
Para a Sfhera Software é fundamental ter um processo muito bem estruturado, sempre com foco em proporcionar a melhor experiência para a empresa. Por isso, trazemos até você este artigo com 7 dicas para implantar um software de gestão de maneira estruturada e inteligente.
Continue esta leitura e descubra os pontos em que você deve dedicar atenção. De certo, esse conteúdo será de grande relevância para que você conduza essa fase com a máxima qualidade!
1 — Relacione as necessidades da sua empresa
A primeira dica que temos não poderia ser outra, afinal, é o primeiro passo que todo gestor deve executar ao iniciar o processo de implantação de um software de gestão: o levantamento das necessidades do negócio.
Reúna os líderes de cada setor e faça o levantamento das necessidades. Isso servirá de base para entender o fluxo de trabalho que, consequentemente, vai orientar na descrição dos requisitos que o sistema deverá contemplar.
Essa etapa sustentará a próxima dica e etapa, que veremos a seguir.
2 — Faça uma pesquisa de mercado
Agora que foram definidas todas as necessidades e pontos deficitários que deverão ser supridos pelo software de gestão, chegou o momento de realizar a pesquisa de mercado.
Nessa fase serão analisadas as soluções disponibilizadas pelas empresas, módulos adicionais, periodicidade de atualizações, qualidade na prestação dos serviços, bem como da política de preços.
Após realizar uma pesquisa ampla de mercado deverá ser selecionado um grupo menor do que cumpra os requisitos estabelecidos na fase anterior.
3 — Estabeleça o orçamento para esse projeto
A definição do orçamento para a implantação de um software de gestão é muito importante para ajudar a empresa a manter a sua saúde financeira durante esse período em que ocorrerão vários desembolsos financeiros para cobrir esse projeto. Além disso, definir o orçamento vai ajudar a limitar o número de empresas selecionadas na fase anterior, onde será selecionada aquela que apresentar o melhor custo-benefício.
Além de definir o orçamento, é fundamental acompanhá-lo, a fim de corrigir qualquer desvio que seja identificado.
4 — Elabore um escopo de implantação
Com o orçamento definido, empresa fornecedora selecionada, chegou o momento de estruturar o projeto de implantação. Nessa fase serão definidos os seguintes tópicos:
- Equipes envolvidas no projeto;
- Definição do framework do projeto;
- Definição do cronograma;
- Entregas parciais;
- Entrega final.
Elaborar um escopo de implantação coerente e coeso é fundamental para alcançar êxito na execução das atividades e evitar atrasos.
5 — Crie um ambiente de homologação
Com o projeto e as entregas parciais em andamento, é o momento para criar um ambiente de homologação, ou seja, testar se o software apresenta as funcionalidades propostas, bem como identificar possíveis falhas que devem ser corrigidas.
Na fase de homologação também ocorre os incrementos do projeto, que terão por finalidade suprir necessidades pontuais que não foram identificadas nas fases anteriores, desde que, não altere o escopo do projeto de implantação.
6 — Treine os seus colaboradores
Uma dica valiosa é não se esquecer de treinar os colaboradores que trabalharão com o software adotado. Não são raros os casos de empresas que negligenciam essa dica, o que torna o processo de implantação, homologação e produção ineficiente.
Colaboradores bem treinados farão o melhor uso da ferramenta, o que aumentará a sua produtividade no dia a dia de trabalho, gerando resultados cada vez melhores.
7 — Acompanhe os resultados
Com todas as dicas anteriores adotadas e concluídas, chegou o momento da última (mas não menos importante) dica. Acompanhe os resultados de maneira detalhada e, se possível, baseado em KPI — Key Performance Indicator (indicador-chave de desempenho). Isso vai garantir se todo o processo de implantação do software de gestão ocorreu dentro dos parâmetros esperados. Assim, uma palavra pode resumir essa dica: gerenciamento.
Tenha em mente que para ter uma implantação de um software de gestão com sucesso é fundamental seguir todas essas dicas, aplicando de maneira coesa e sequencial.
