Como gerenciar o controle de verbas e recursos de projetos na sua empresa?
Em uma empresa que se preocupa com os elementos de gestão, marketing e atração de clientes e de melhoria contínua para o trabalho dos colaboradores, o controle de verbas e recursos é fundamental. Afinal, para crescer, muitas vezes é necessário investir, sabendo exatamente em qual lugar aplicar os recursos.
Nesse caso, o difícil não é ver valor em investir recursos para que os departamentos ou núcleos da empresa trabalhem melhor, mas sim, como garantir um efetivo controle de verbas e recursos para que esses projetos saiam do papel?
Pensando em responder essas questões com foco em capacitar gestores e colaboradores para controlar de forma eficiente as verbas e recursos, neste texto vamos ver:
- Primeiro passo: estruturar o planejamento e estratégia
- O que é e como definir o valor de uma verba?
- Cada departamento/núcleo precisa ter uma verba específica?
- Como realizar o controle da verba?
- Quais são as formas de avaliar se a verba está funcionando?
Em primeiro lugar, é importante compreender que quando falamos em controle de verbas e recursos, estamos trabalhando com aquilo que não faz parte do investimento operacional e cotidiano da empresa. Por exemplo, se uma empresa trabalha com a venda de produtos congelados e tem um problema com o seu freezer principal, o conserto desse equipamento não está atrelado à verba de algum projeto ou ação especial. Na realidade, ele é parte fundamental da própria operação da empresa, e portanto representa um recurso necessário para que as atividades de venda da empresa possam funcionar.
Neste texto, trabalharemos com o conceito de controle de verbas e recursos aplicado em projetos especiais, que podem ter relação com o aumento de vendas, mas também com uma melhora de performance de determinado departamento, ou ainda com o rendimento dos colaboradores.
• Primeiro passo: estruturar o planejamento e estratégia
A brecha ou oportunidade para o investimento em novos projetos e ações precisam acontecer depois que o planejamento e a estratégia da empresa já estão definidos. Essa ordem é especialmente importante pois só é possível destinar os recursos para novos projetos quando o operacional e o funcionamento da empresa está garantido. Para isso, é necessário que você se preocupe em levantar os custos da sua operação (tanto de forma mensal quanto de forma anual), assim, você terá condições de olhar para seu lucro e identificar qual porcentagem é interessante investir em novos projetos e ações em sua empresa.
• O que é e como definir o valor de uma verba?
A primeira etapa para definir o valor de uma verba é entender que tipo de verba ela é. Uma verba de marketing? Qual é seu objetivo? Uma boa alternativa é seguir o exemplo descrito no quadro abaixo:
| Qual o tipo de verba? Verba de desenvolvimento/treinamentoQual é seu objetivo? Melhorar a performance dos colaboradores no atendimento ao clienteQual é a estimativa de gasto? (valores baseados no mercado, em empresas que oferecem o serviço ou no custo interno para atender a ação) R$100,00 por colaborador.Qual será o indicador de performance? O aumento da satisfação dos clientes na pesquisa de pós-venda. |
• Cada departamento/núcleo precisa ter uma verba específica?
Essa pergunta não possui uma resposta única, afinal, isso vai depender do tipo de estratégia adotada pela sua empresa. Em muitas organizações, são definidas verbas específicas para que os departamentos possam fomentar ações para a própria melhoria. Assim, são estimulados a pensar alternativas criativas já que possuem um recurso destinado a fazer essa movimentação.
No entanto, caso sua empresa não tenha condições de repartir a verba previamente, é interessante manter uma data semestral para discutir necessidades e ideias para a melhoria de determinadas dores (sejam elas operacionais ou completamente inovadoras). O que está em jogo neste sentido é criar um espaço atrativo e funcional para que os departamentos/colaboradores verbalizem as necessidades e ideias para novos projetos e ações.
• Como realizar o controle da verba?
Tão importante quanto criar um ambiente para que as ideias de ações e projetos possam ser avaliadas, é definir os indicadores que vão sinalizar se aquela ação ou projeto está atingindo o objetivo que se propõe. Essa ação é ainda fundamental pois pode influenciar nos próximos investimentos da empresa nesse tipo de movimento.
Uma forma de definir esse controle é por meio de indicadores numéricos. Assim, a partir de vendas, conversões, visitantes, tráfego, refações e outros tipos de indicadores, você pode chegar a um controle da verba eficiente. É importante compreender que os indicadores não devem ser levados em conta apenas no final da ação ou projeto, mas funcionam como termômetro para a necessidade de ajustes ou intervenções.
• Quais são as formas de avaliar se a verba está funcionando?
É importante ainda reforçar que, para um projeto funcionar, os números não são a única forma de analisar. Por exemplo, no caso de um projeto realizado para aumentar a integração entre os funcionários de uma empresa (que tem como objetivo de longo prazo criar uma equipe mais coesa), esse tipo de retorno pode vir em forma de feedback, uma comunicação mais assertiva, entre outros fatores.
O importante, nestes casos, é avaliar qual é o propósito da ação e da verba, para que você tenha condições de analisar de forma real o seu funcionamento.
No caso de verbas voltadas à performance, muito próprias aos departamentos de marketing e vendas, por exemplo, é interessante que se defina um valor fixo, para que as estratégias de anúncios e mídia paga, por exemplo, tenham uma mínima continuidade. Assim, é importante avaliar o tempo que cada verba precisa para de fato ser lida como uma ação que funcionou ou não.
