Certamente, você já conhece a nota fiscal eletrônica (NFe), que fica arquivada, e o DANFe (Documento Auxiliar da NFe), utilizado para o transporte de mercadorias. No entanto, ainda faz alguma confusão quando aparece o termo XML. Geralmente, quando se fala em “fazer o download XML” ou “baixar o XML”.
Se a sua empresa atua com a compra e venda de produtos, é essencial conhecer essas funções, para que todas as obrigações legais — que chamamos de “acessórias” — sejam cumpridas diante do Fisco.
Se você já conhece o processo, vale a pena relembrar.
O que é o arquivo XML?
Assim como existem os formatos .jpeg para fotos ou .doc para textos, o XML é a extensão — a parte final do nome do arquivo, após o ponto — que identifica o tipo de arquivo com que você está trabalhando.
Esse é o formato oficial de arquivo utilizado para salvar as informações fiscais referentes a uma operação de venda de um estabelecimento comercial. Mais precisamente, o arquivo XML é a própria nota fiscal, em sua versão eletrônica, ou seja, a NFe.
Desenvolvido dentro do padrão nacional de escrituração fiscal, o arquivo XML não acompanha a mercadoria em trânsito. Cabe ao fornecedor disponibilizar a chave de acesso à NFe (para consulta ou download do XML) que deve estar impressa no DANFe que é, na verdade, o documento impresso que será entregue junto com o produto.
Como você vê, existe um arquivo XML para cada uma das NFes emitidas. Tanto o emissor como o receptor da mercadoria devem armazenar os arquivos XML pelo prazo de cinco anos, segundo a legislação fiscal. Eles devem ficar armazenados, mas permitindo fácil acesso, uma vez que podem ser processados no caso de troca de produtos ou, ainda, diante de uma solicitação da Receita Federal.
Não se deve confundir o DANFe com a NFe impressa. Ele é apenas o demonstrativo resumido da transação da mercadoria e não tem valor fiscal. A empresa recebe o DANFe quando compra e, ao mesmo tempo, o fornece quando vende. A Receita não exige o arquivamento do DANFe, uma vez que ele não é a NFe (o arquivo XML).
Que campos do XML precisam ser preenchidos?
São diversos os campos do arquivo XML da NFe que precisam estar preenchidos. Acompanhe:
1. Informações sobre a NFe
- Modelo;
- Série;
- Número;
- Data de emissão;
- Data de saída/entrada;
- Valor total.
2. Informações sobre o emitente
- Nome e razão social;
- CNPJ;
- Endereço;
- Inscrição estadual;
- Código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS.
3. Informações sobre o destinatário
- Nome e razão social;
- CNPJ;
- Endereço;
- Inscrição estadual.
4. Informações sobre os produtos
- Descrição;
- Quantidade;
- Unidade comercial;
5. Informações sobre o ICMS
- Valor dos produtos;
- Valor do frete;
- Valor do seguro;
- Substituição;
- PIS;
- IPI e CONFINS, além de sua base de cálculo.
6. Informações sobre o transporte
- Modalidade de frete;
- Dados do transportador (CNPJ e endereço);
- Dados do veículo (placa e RNTC);
- Dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto).
7. Informações sobre a cobrança
- Endereço;
- Forma de pagamento.
8. Informações adicionais
Quaisquer outras informações de interesse do contribuinte.
Como fazer tudo isso sem erros?
Diante da obrigatoriedade de armazenar, consultar ou fazer download de arquivos XML a qualquer momento, dá para imaginar como pode ser difícil para uma empresa ter que acessar o emissor gratuito da NFe da Sefaz para realizar cada uma dessas tarefas.
Lembramos que, para cada um dos acessos ao XML, será necessário digitar a chave de acesso relativa a cada produto, para fazer o download e armazenar a cópia eletrônica da NFe. Essa chave de acesso é composta de um código único de 44 algarismos e permite uma consulta completa ou resumida aos dados da NFe.
Se o volume de documentos fiscais a ser processado for grande, essa gestão individual fica altamente prejudicada, sem contar a demora e a possibilidade de falhas humanas.
A solução está na adoção de sistemas automatizados de processamento de NFes, que tanto emitem como fazem o download de XMLs. Com eles, sua empresa evita erros e se previne contra problemas com o Fisco.
Atualize-se em relação às melhores soluções de tecnologia e administração para o seu negócio.
Fonte: Sobre Administração.
